الحوكمة التعاونية هي إحدى أشكال الحوكمة التي يتم فيها تمكين المساهمين والجهات ذات العلاقة لاتخاذ قرار خاص بالسياسة العامة للجمعية وتقديم توصيات لمجلس إدارة الجمعية والجمعية العمومية للمساهمين وتوظف الحوكمة التعاونية درجات مختلفة من المشاورات العامة ومشاركة المساهمين في اتخاذ القرارات فالحوكمة التعاونية هي الحوكمة التي تجمع بين التعاون والتمكين.

وضعت الجمعية التعاونية متعددة الأغراض لمنسوبي أمانة منطقة المدينة المنورة نظام الحوكمة الخاص بها وبمؤسساتها التابعة، الذي يهدف لوضع القواعد والمعايير المنظمة لضمان الالتزام بأفضل ممارسات الحوكمة التي تكفل حماية حقوق المساهمين وبموجبه تلتزم الجمعية بانتهاج أعلى معايير الحوكمة، إيماناً منها بأن نظام الحوكمة السليم هو الأداة المهمة في تنمية ثروات المساهمين على المدى الطويل، ويتسق هذا النظام مع التزام الجمعية بالجودة في كافة عملياتها وأنشطتها ومنتجاتها وتعتبر القواعد والسياسات والإجراءات الواردة في هذا النظام ملزمة لكل أعضاء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية والمديرين والموظفين ، ولا يجوز تعديل هذا النظام إلا بقرار من مجلس إدارة الجمعية ويوضح نظام الحوكمة توزيع السلطات والمسؤوليات بين مختلف المشاركين في الجمعية، كمجلس الإدارة والمديرين والمساهمين وأصحاب المصالح الأخرى، ويوضح القواعد والإجراءات المتعلقة باتخاذ القرار في شؤون إدارة الجمعية، ويوفر الهيكل الذي يوضح أهداف الجمعية ووسائل تحقيقها ومراقبة الأداء وقد حصلت الجمعية على شهادة الايزو في الإدارة 9001 – 2008 ويتمثل دور الجمعية العمومية للمساهمين في الحوكمة من خلال اختيار أعضاء مجلس إدارة الجمعية ومناقشة واعتماد التقارير والقوائم المالية سنوياً، ويتمثل دور وزارة الشئون الاجتماعية في الرقابة المالية والإدارية على أعمال الجمعية من خلال مراقبي الحسابات التابعين للوزارة اللذين يقومون بمراجعة حسابات الجمعية كل 3 شهور واعداد تقرير عنها والتأكد من كفاءة اللوائح والإجراءات المالية والإدارية ، أما مسؤولية مجلس الإدارة فتتمثل في وضع الأهداف والخطط الاستراتيجية للجمعية وتوفير العناصر البشرية القادرة على تنفيذها، والإشراف على إدارة أعمال الجمعية وإعداد تقارير سنوية للمساهمين.
ويلتزم مجلس الإدارة بنظام ولوائح الجمعيات التعاونية الصادرة بقرار مجلس الوزراء رقم 73 وتاريخ 9/3/1429هـ والنظام الأساسي للجمعية ورقابة المساهمين في الجمعية العمومية بما لا يتعارض مع أحكام لائحة نظم الحوكمة المطبقة ووفقاً للمعايير العالمية المتعارف عليها.

يكفل النظام الأساسي للجمعية التعاونية متعددة الأغراض لمنسوبي أمانة منطقة المدينة المنورة ونظام حوكمتها على أن تُثبت للمساهمين جميع الحقوق المتصلة بالسهم، وبوجه خاص الحق في الحصول على نصيب من الأرباح التي يتقرر توزيعها، والحق في الحصول على نصيب من موجودات الجمعية عند التصفية، وحق حضور اجتماعات الجمعيات العمومية، والاشتراك في مداولاتها والتصويت على قراراتها، وحق التصرف في الأسهم، وحق مراقبة أعمال مجلس الإدارة، وحق الاستفسار وطلب المعلومات بما لا يضر بمصالح الجمعية ولا يتعارض مع النظام واللوائح التعاونية.
وتتيح إدارة الجمعية مشاركة جميع مساهميها في اجتماع الجمعية العمومية للمساهمين، وتحرص على اختيار الوقت والمكان الملائمين لعقدها. إضافة إلى أنها تتبنى نظم الكترونية تُسهل على مساهميها التواصل مع الجمعية وابداء ملاحظاتهم ومرئياتهم ممارسة حقهم في التصويت. كما ينص النظام الأساسي للجمعية ونظام حوكمتها على الأحكام المتعلقة بالجمعية العمومية للمساهمين التي تشتمل على الإجراءات والاحتياطات اللازمة لضمان ممارسة جميع المساهمين لحقوقهم النظامية.
وتُعتبر الجمعية العمومية للمساهمين هي السلطة الأعلى في الجمعية، ولها صلاحيات حصرية تشمل في انتخاب أعضاء مجلس الإدارة وإعفائهم، ومراقبة أعمال مجلس الإدارة، وحق الاستفسار وطلب المعلومات بما لا يضر بمصالح الجمعية ولا يتعارض مع نظام السوق المالية ولوائحه التنفيذية. وإقرار القوائم المالية الموحدة، وتعيين مراقب الحسابات الداخلي وتحديد أتعابه، وإقرار توزيع الأرباح الموصي بها من قبل مجلس الإدارة، وزيادة رأس مال الجمعية أو تخفيضه، وتعديل النظام الأساسي للجمعية وتمكن الجمعية مساهميها من الاطلاع على محضر اجتماع الجمعية العمومية للمساهمين. وتعقد الجمعية العمومية اجتماعاتها كما يلي :

أ‌- (عادية ) وتعقد كل سنة في مدة لا تتجاوز شهراً من انتهاء التصديق على الميزانية والحسابات الختامية المشار إليها في المادة (26) من هذه اللائحة.
ب‌- ( غير عادية ) وتعقد عند الحاجة بناء على طلب من مجلس الإدارة أو من مراجع الحسابات أو من ( ثلث ) أعضائها على الأقل ويشترط لذلك موافقة الوزارة التي لها حق دعوة الجمعية العمومية لاجتماع غير عادي متى رأت ذلك ضرورياً استنادا للمادة ( 25 ) من النظام والمادة ( 46 ) من اللائحة التنفيذية .
ولكل عضو صوت واحد مهما بلغت الأسهم التي يمتلكها ولا يجوز للعضو أن يوكل غيره بالحضور أو التصويت إلا في ظروف خاصة باستثناء النساء والأشخاص المعنويين والأشخاص الذين لا يقيمون بمنطقة خدمات الجمعية فهؤلاء يحق لهم توكيل من يمثلهم ولرئيس الجلسة اعتبار الوكالات أو عدم اعتبارها مع ذكر الأسباب مع ذلك لا يجوز توكيل غير الأعضاء كما لا يجوز للعضو أن يتوكل عن أكثر من واحد ولا يجوز أن تناقش الجمعية العمومية اموراً لم ترد في جدول الأعمال الذي يجب أن يشتمل على ما يلي:

1- تقرير مجلس الإدارة عن أعمال الجمعية خلال السنة ومناقشتها.
2- الاستماع لتقرير لجنة المراقبة.
3- تقرير الوزارة وملاحظاتها عن الجمعية.
4- مناقشة تقرير مراجع الحسابات والموافقة على الميزانية والحسابات الختامية إذا لم يكن هناك اعتراضات تخل بها.
5- بحث وإقرار أو تعديل برنامج العمل الذي يقترحه مجلس الإدارة للسنة القادمة.
6- انتخاب أعضاء مجلس الإدارة والأعضاء الاحتياطيين ولجنة المراقبة وفقاً لما نصت عليه المادة (50) من هذه اللائحة.
7- التصرف بالفائض الصافي مع مراعاة ما جاء بالمادة (29) من النظام الأساسي للجمعية.
8- تحديد كيفية استثمار الاحتياطي النظامي أو جزءاً منه.
9- تعيين مراجع للحسابات.
10- البت بالاستئنافات والاعتراضات المقدمة للجمعية طعناً بأي قرار صادر من مجلس الإدارة.
11- تحديد الحد الأعلى للقروض والالتزامات التي يتطلبها عمل الجمعية وتفويض مجلس الإدارة الصلاحيات الكفيلة لتحقيق أهداف الجمعية.
12- أي مواضيع أخرى مذكورة في جدول الأعمال.
13- أما اجتماعات الجمعية العمومية غير العادية فيحدد جدول أعمالها بناءً على الحاجة الملحة لطلب عقدها.

تقوم الجمعية العمومية للمساهمين بانتخاب أعضاء بمجلس الإدارة عن طريق التصويت التراكمي بما لا يقل عن 5 أعضاء ولا يزيد عن 13 عضوا، وذلك من بين المتقدمين لعضوية المجلس، وفقاً للضوابط والإجراءات المحددة من قبل وزارة الشؤون الاجتماعية والنظام الأساسي للجمعية، لمدة لا تزيد عن 4 سنوات، ويجوز إعادة انتخابهم مرة أ مرات أخرى.
وتدار الجمعية من قبل مجلس إدارة يتكون من 13 عضواً تنتخبهم الجمعية العمومية ويعقد أعضاء مجلس الإدارة المنتخب اجتماعا لهم بعد انتهاء جلسة الجمعية العمومية مباشرة من أجل انتخاب رئيس ونائب رئيس وأمين صندوق وكذلك أمين للمجلس.
ويعتبر مجلس الإدارة هو الكيان الإداري الأعلى في الجمعية، والذي يمثلها ويحمي مصالحها والمجلس مسؤول عن قيادة وضبط أعمال وأنشطة الجمعية والمتابعة المستمرة لأدائها، ويمارس هذه المسؤولية باعتماد وتطبيق سياساتها وأهدافها ومساندة إداراتها في أداء مهامها وفق معايير محددة. وتقع على المجلس مسؤولية توجيه الإدارة التنفيذية وضبطها، ووضع الضوابط المناسبة لعملها، ويشمل ذلك تحديد رؤية واستراتيجية واضحة للجمعية وتحديد أسس تفويض الصلاحيات للإدارة والسياسات والمحددات المسموح لها العمل في حدودها. وإضافة إلى الاختصاصات والصلاحيات الواردة بالنظام الأساسي للجمعية يمارس مجلس الإدارة الوظائف الأساسية التالية:

1- اعتماد التوجهات الاستراتيجية والأهداف الرئيسية للجمعية والإشراف على تنفيذها، ومن ذلك وضع الاستراتيجية الشاملة للجمعية وخطط العمل الرئيسية وسياسة إدارة المخاطر ومراجعتها وتوجيهها.
2- تحديد الهيكل الرأسمالي الأمثل للجمعية، واستراتيجياتها وأهدافها المالية وإقرار الميزانيات السنوية.
3- الإشراف على النفقات الرأسمالية الرئيسية للجمعية، وتملك الأصول والتصرف بها.
4- الاشراف على سير العمل بالجمعية بصفة مستمرة.
5- مراقبة من يقوم بالإدارة ومن يمثلون الجمعية والمفوضين لإعمال معينة.
6- يمثل الجمعية أمام الجهات المختصة أياً كان نوعها ويقوم بجميع الأعمال التي يستلزمها هذا التمثيل.
7- يقبل أو يرفض انتساب مساهمين جدد بالجمعية ويصدق على انتقال الأسهم بين المساهمين ويصدر قرارات من يفصل من المساهمين مع مراعة ما ورد بالمادة 22 من اللائحة التنفيذية للنظام.
8- يحدد البنوك والمؤسسات التي يجب أن تودع فيها أموال الجمعية ولا يجوز في أي حال من الأحوال أن تشمل معاملة الجمعية مع البنوك والمصارف أو مع غيرها على أي نوع من أنواع الربا ظاهرة كانت أو مستترة مهما كان نوعها ومقدارها كالربح على الودائع النقدية أو الربح النقدي المتحقق من المداينة ونحو ذلك ويعاقب كل من ارتكب شيئاً من ذلك.
9- يستثمر ممتلكات الجمعية المنقولة وغير المنقولة وله أن يتصرف في المنقولة منها بالبيع والشراء كما له صلاحية فتح الاعتمادات وفقاً للأصول المتبعة في ذلك وبما يحقق أهداف الجمعية.
10- يقبل أو يرفض المنح والهبات والإعانات التي تقدم للجمعية.
11- يدعو الجمعية العمومية للانعقاد.
12- يعد خطط وبرامج ومشروعات أعمال الجمعية ويشرف على تنفيذها.
13- يعتمد الميزانية العمومية والحسابات الختامية للجمعية ويتولى مناقشتها أمام الجمعية العمومية مع التقرير المعد من قبله على الميزانية.
14- يعمل على حل الخلافات التي يمكن أن تحدث بين الجمعية والمساهمين أو بين المساهمين أنفسهم ويتخذ كافة التدابير لإنهائها.
15- وضع أهداف الأداء ومراقبة التنفيذ والأداء الشامل في للجمعية.
16- المراجعة الدورية للهياكل التنظيمية والوظيفية في للجمعية واعتمادها.
17- وضع أنظمة وضوابط للرقابة الداخلية والإشراف العام عليها.
18- التأكد من تطبيق أنظمة رقابية لإدارة المخاطر، وذلك من خلال تحديد التصور العام عن المخاطر التي قد تواجه الجمعية وطرحها بشفافية.
19- المراجعة السنوية لفاعلية إجراءات الرقابة الداخلية في الجمعية.
20- وضع نظام حوكمة خاص بالجمعية بما لا يتعارض مع نظام ولوائح الجمعيات التعاونية والإشراف العام عليه ومراقبة مدى فاعليته وتعديله عند الحاجة.
21- وضع سياسات ومعايير وإجراءات واضحة ومحددة للعضوية في مجلس الإدارة ووضعها موضع التنفيذ بعد إقرارها واعتمادها من قبل الجمعية العمومية للمساهمين.
22- وضع سياسة مكتوبة تنظم العلاقة مع أصحاب المصالح من أجل حمايتهم وحفظ حقوقهم.
23- وضع السياسات والإجراءات التي تضمن احترام الجمعية للأنظمة واللوائح، والتزامها بالإفصاح عن المعلومات الجوهرية للمساهمين والدائنين وأصحاب المصالح الآخرى.

ويلتزم مجلس الإدارة بما يلي :
1- التقيد في جميع أعماله بما ورد في نظام ولوائح الجمعيات التعاونية وقرارات الجمعية العمومية.
2- تنفيذ تعليمات وزارة الشئون الاجتماعية التي يجب أن تتضمن جدول أعمال الجلسة التي تعقد بعد وصولها تباعاً ويقوم المجلس بمناقشتها وتفهمها ويجوز للمجلس أن يكتب للوزارة بوجهة نظره نحو ما ورد في هذه التعليمات.
3- تسهيل أعمال منسوبي الوزارة ومراجعي الحسابات وأي موظف حكومي مختص ويقدم لهم جميع المستندات والمعلومات التي يطلبونها.
4- تزويد الوزارة أو من يمثلها بنسخة من محاضر اجتماعاته وقراراته خلال مدة لا تتجاوز عشرة أيام من تاريخ اعتمادها من المجلس.